Hoe krijg je een lastig gesprek weer op de rails?

Acht tools voor een effectieve conversatie

Overtuigen, informatie overbrengen of zorgen voor begrip of betrokkenheid. Wat je doel in een gesprek ook is, zonder gebruik van de juiste conversatie-tools zul je het in veel gevallen niet bereiken. Hieronder zetten we de meest effectieve tools voor je op een rijtje.

Niet tegen- maar samenwerken
Als de gemoederen in een gesprek hoog oplopen, kun je een gesprekspartner makkelijk gaan zien als je tegenstander. Probeer jezelf eens te ‘herpositioneren’ en naar de ander te kijken als iemand die naast je zit, met hetzelfde probleem, waarop jullie gezamenlijk focussen. Zoek naar alliantie als een gesprek vastloopt.

Verander je doel van overtuigen naar leren

Vaak ontspoort een gesprek omdat we proberen anderen onze mening of aanpak op te leggen. In veel gevallen stuit dat op verzet: de ander zet de hakken in het zand. Hoe logisch en goed doordacht je verhaal misschien ook is, je kunt een probleem niet oplossen zonder te onderzoeken hoe de ander het ziet. Bewust in de leermodus stappen helpt het inzicht te krijgen dat nodig is om creatief te zijn en samen te werken. Houd daarom zeker in het begin niet al te star vast aan je eigen mening. Zo creëer je ruimte voor die van een ander en trek je het gesprek weer vlot.

Verwoord je intentie

Transparantie zorgt voor productievere gesprekken. Vertel je gesprekspartner wat je doel is en wat je samen hoopt te bereiken. Vraag ook wat de ander uit het gesprek wil halen. Zorg dat je duidelijk bent. Niet alleen over het onderwerp dat je wilt bespreken en het gewenste resultaat, maar ook over het proces. Zeg bijvoorbeeld dat je open-minded wilt blijven, zonder snel te (ver)oordelen, en vraag de ander om je erop te wijzen als je je hier niet aan houdt.

Vermijd aannames

Vraag iemand die net een moeilijk gesprek heeft gehad eens wat er mis ging. De kans is groot dat je te horen krijgt waar hij of zij denkt dat de andere gesprekspartner in zijn hoofd mee bezig was. “Hij is helemaal gefocust op zijn eigen carrière en geeft niets om het succes van het team”, bijvoorbeeld. Je veronderstellingen met betrekking tot de intenties van iemand anders zeggen vaak meer over jezelf dan over wat daadwerkelijk in zijn of haar hoofd omgaat. Het beperkt je effectiviteit omdat het volledig begrip van de situatie in de weg staat en het de reeks oplossingen die je overweegt beperkt.

Verdiep je met interesse in het perspectief van de ander

Switch van een defensieve naar een open, nieuwsgierige houding om het perspectief van je gesprekspartner te leren begrijpen. Stel open in plaats van gesloten vragen. Zoals: “Wat betekent de geplande verandering voor jou?” of “Hoe ervaar je dit gesprek?”.

Onderken jouw rol

Het is gemakkelijk om te zien wat iemand anders verkeerd heeft gedaan, maar veel lastiger om jouw eigen bijdrage aan het probleem te onderkennen. Terwijl je juist hierdoor laat zien verantwoordelijkheid te nemen en anderen aanmoedigt dat ook te doen.

Vermijd verwijtend, minachtend of blokkerend gedrag 

Als iemand tijdens een gesprek met de ogen rolt en een diepe zucht slaakt, zal dat in veel gevallen worden opgevat als een uiting van minachting. Op eenzelfde manier kan ook een zeer defensieve of verwijtende opstelling, waarbij je geen verantwoordelijkheid neemt voor je eigen bijdrage aan het lastige gesprek, de voortgang blokkeren. Net als passiviteit, weigering om deel te nemen aan een discussie of het achterhouden van belangrijke informatie.

Zoek input voor probleemoplossing

Het ontvangen van feedback vinden we best lastig. We hebben de neiging om alles wat onze identiteit in gevaar brengt te negeren of af te wijzen. Wat wel goed werkt, is ‘feedforward’. In plaats van te kijken naar wat in het verleden is gebeurd, vertel je iemand dan wat je hoopt te leren en bereiken, en vraag je de ander om suggesties. Hoe zou je het voor elkaar kunnen krijgen?

De toepassing van elk van deze technieken maakt je effectiever in je gesprekken, zelfs als die over zeer lastige, controversiële onderwerpen gaan. Als het je lukt om ze alle acht in je repertoire te krijgen, ben je niet alleen een stuk bekwamer als gesprekspartner maar ook beter in staat collega’s te beïnvloeden.

Blog startpagina